Ψηφιοποίηση της Δημόσιας Διοίκησης: H αρχή του ταξιδιού και οι σημερινές προκλήσεις

Από τον Θωμά Μπακούρα, σύμβουλο Επιχειρήσεων Hellas Bak

Η αποτελεσματικότητα των διαδικτυακών υπηρεσιών έχει φτάσει σε πολύ υψηλά επίπεδα, όπως αποδεικνύεται από τις εμπειρίες εταιρειών που δραστηριοποιούνται, για παράδειγμα, στον τομέα των επικοινωνιών ή της ψυχαγωγίας, οι οποίες χάρη στις εφαρμογές που σχεδιάστηκαν λεπτομερώς είναι σε θέση να ικανοποιήσουν τις απαιτήσεις διαφορετικών αγορών.
Τα κοινωνικά δίκτυα έχουν δημιουργήσει με επιτυχία τους τομείς τους, δημιουργώντας έναν εντελώς νέο τρόπο χρήσης των υπηρεσίες μέσω υπολογιστών και κινητών συσκευών. Η χρήση των υπηρεσιών αυξάνεται σταθερά με την πάροδο των ετών, όχι μόνο λόγω της πρακτικότητάς τους, αλλά λόγω των υψηλών δυνατοτήτων προσαρμογής, που επιτρέπουν σε κάθε χρήστη να έχει ό,τι χρειάζεται στα χέρια του.
Πέρα από τις υποθέσεις που έχουν γίνει πρωτοσέλιδο τα τελευταία χρόνια, σχετικά με αποκλεισμένους διακομιστές, δυσλειτουργίες και άλλα προβλήματα τεχνικής φύσης, τα βήματα προς τα εμπρός που κάνουν οι Δημόσιες Διοικήσεις στη χρήση των ψηφιακών υπηρεσιών είναι προφανή. Τα ‘’δημόσια γραφεία’’ είναι, στην πραγματικότητα, όλο και περισσότερο διαδικτυακά, μέσω των πυλών/εφαρμογών και προσβάσιμες από φορητές συσκευές.
Για παράδειγμα ένα δήμος χρησιμοποιεί μια πολύπλοκη πλατφόρμα που απευθύνεται σε οικογένειες, εργαζόμενους, ελεύθερους επαγγελματίες και άλλες κατηγορίες πολιτών με υπηρεσίες για τις ανάγκες τους. Χάρη στις επενδύσεις που έγιναν προς αυτήν την κατεύθυνση, κατάφερε να μειώσει σημαντικά τον χρόνο που απαιτείται για τον χειρισμό αιτημάτων και πρακτικών, βελτιώνοντας επίσης το επίπεδο της υποστήριξης στους πολίτες.
Σήμερα, η ψηφιοποίηση έχει καταφέρει να βελτιώσει σημαντικά τη Δημόσια Διοίκηση, κάνοντας τη ζωή των πολιτών όλο και πιο απλή. Ωστόσο, δεν πρέπει να ξεχνάμε ότι εάν για μερικούς ανθρώπους η χρήση ορισμένων υπηρεσιών ηλεκτρονικά είναι απλώς βολική, για άλλους μπορεί ακόμη και να είναι προνοητική, έχοντας σοβαρά προβλήματα που δυσκολεύουν τη μετακίνησή τους.
*Έξυπνη εργασία στη Δημόσια Διοίκηση, ας μην χάσουμε την ευκαιρία…
Η χρήση της έξυπνης εργασίας σε κατάσταση έκτακτης ανάγκης δεν είχε ληφθεί ποτέ υπόψη, αν όχι εκ των υστέρων, τις αντικειμενικές, κανονιστικές, πολιτιστικές και τις συνθήκες των υποδομών, έτσι ώστε η έξυπνη εργασία να γίνει ένας συνηθισμένος τρόπος εργασίας.
Στη Δημόσια Διοίκηση υπήρχε η εμπειρία της τηλεργασίας, αλλά, ήταν οριακή και σε όλες τις περιπτώσεις συνδεδεμένη με δευτερεύουσες δραστηριότητες, που συνδέεται με συγκεκριμένες συνθήκες δυσκολίας που βιώνει ένας εργαζόμενος.
Κατά τη διάρκεια της καραντίνας λόγω Covid, αναπτύχθηκαν μελέτες από φορείς του εξωτερικού (συγκεκριμένα στην Ιταλία) με στόχο το μέλλον και τη στρατηγική στην έξυπνη εργασία.
Θα ήταν λάθος να σπαταλήσουμε αυτές τις πολύτιμες εμπειρίες, καθώς και μια «διαφορετική εμπειρία» από τον δημόσιο τομέα, για να επιστρέψουμε στο παρελθόν.
*Οι δύο βασικές προϋποθέσεις για έξυπνη εργασία στη Δημόσια Διοίκηση
Ένα σημαντικό πρόβλημα παραμένει στο παρασκήνιο. Η έλλειψη ψηφιοποίησης των Δημοσίων Εγγράφων. Εάν, όπως υποστηρίζεται επανειλημμένα, η συμβολή των πολιτών και των επιχειρήσεων στη Δημόσια Διοίκηση είναι πλέον σε μεγάλο βαθμό ψηφιακή, η διαχείριση του back office εξακολουθεί να αποτελεί γραφειοκρατική.
Επίσης σημαντικό πρόβλημα αποτελεί η δυνατότητα πρόσβασης σε πληροφορίες, δεδομένα και αρχεία από ασφαλείς συσκευές και ασφαλείς υποδομές. Είναι η δεύτερη βασική προϋπόθεση για την εγγύηση αποτελεσματικών μεθόδων εργασίας στο έξυπνο καθεστώς εργασίας.
Εν ολίγοις, η εξέλιξη των σχέσεων μεταξύ πολιτών και Δημόσιας Διοίκησης αντιπροσωπεύει ένα πολύ σημαντικό βήμα προς μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα, μείωση γραφειοκρατίας, κάτι που έχει κάνει συχνά πολλούς από εμάς να χάνουν την υπομονή τους. Ενώ η ανάγκη να γεφυρωθούν οι διαφορές γενεών στη χρήση τέτοιων συστημάτων είναι ακόμη εμφανής. Συνεπώς, δεν μπορεί παρά να δημιουργηθεί μεγαλύτερη εμπιστοσύνη στον δημόσιο τομέα, φέρνοντας τα μέρη πιο κοντά και απλοποιώντας ακόμη και τα πιο αργά και προβληματικά βήματα.