Τα 7+1 μεγαλύτερα οφέλη από την υιοθέτηση ενός ERP

Ένα ERP είναι ένα ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα, που παρέχει τη δυνατότητα της ενοποίησης του συνόλου των δραστηριοτήτων μίας επιχείρησης, εφοδιασμός, αποθέματα, παραγωγή, διάθεση, ανθρώπινοι πόροι και οικονομική διαχείριση να παρακολουθούνται σε μία βάση δεδομένων. Σε ένα προηγμένο ERP, μπορούν να ενσωματωθούν οι εργασίες των διαφορετικών τμημάτων, οι ροές των εργασιών και των πληροφοριών. Έτσι επιτυγχάνεται η συνεργασία και αποφεύγεται η αλληλοεπικάλυψη εργασιών, ενώ ταυτόχρονα διαχέεται η πληροφορία σε όποιον την έχει ανάγκη με μεγαλύτερη ακρίβεια σε πραγματικό χρόνο.

Ποια είναι τα μεγαλύτερα οφέλη από την εγκατάσταση και λειτουργία ενός ERP;

1. Οργάνωση διαδικασιών και λειτουργιών. Ήδη κατά τη διαδικασία εγκατάστασης ενός ERP, η επιχείρηση καλείται να αναλύσει τις διαδικασίες της και τις εργασίες που εκτελούνται. Nα καταγράψει τη ροή της πληροφορίας και τον τρόπο που αυτή μοιράζεται μεταξύ των τμημάτων της. Το ERP σύστημα είναι ο σκελετός λειτουργίας της και βασίζει σε αυτό την αυτοματοποίηση των διαδικασιών και λειτουργιών. Οι διαδικασίες απλοποιούνται, γίνονται ξεκάθαρες και σταθερές για κάθε τμήμα και για κάθε στέλεχος. Επιπλέον ενοποιώντας όλες τις λειτουργίες της, η επιχείρηση, εξασφαλίζει τον κεντρικό έλεγχο .

Είναι βέβαια σημαντικό να γνωρίζουμε ότι το ERP είναι το μέσο, η δυνατότητα για τον οργανισμό να βελτιώσει τις λειτουργίες του. Χρειάζεται όμως δημιουργική ενσωμάτωσή του ERP, μέσα στον οργανισμό.

1. Αύξηση της παραγωγικότητας. Για την αύξηση της παραγωγικότητας, είναι επιβεβλημένη η συνεργασία μεταξύ των τμημάτων ενός οργανισμού αλλά και η διαλειτουργικότητα με τρίτα συστήματα (eshops, πλατοφόρμες εταιρειών 3PL, εταιρείες ταχυμεταφορών κ.α.). Το ERP όντας το κεντρικό πληροφοριακό σύστημα, επιτείνει τη συνεργασία αυτή. Βοηθάει στην ανταλλαγή πληροφοριών με τον ελάχιστο δυνατό κόπο. Η πληροφορία καταχωρείτε άπαξ και καταλήγει στο τμήμα ή στον χειριστή που την χρειάζεται για να εκτελέσει την εργασία του. Και βέβαια αυτή η εργασία εξελίσσεται και εμπλουτίζεται με  πληροφορίες που προέρχονται – εισάγονται με αυτοματοποιημένες διαδικασίες από τα τρίτα συστήματα.

[Για παράδειγμα, πόσες φορές δεν έχουμε δει το τμήμα πωλήσεων να καταχωρεί σε ένα σύστημα την παραγγελία ενός πελάτη ή επανακαταχωρεί μια παραγγελία που έχει ληφθεί από το ηλεκτρονικό κατάστημα του οργανισμού, αλλά το τμήμα της παραγωγής να την καταχωρεί εκ νέου σε ένα άλλο σύστημα (πιθανότατα σε κάποιο excel) για να την προγραμματίσει; Επομένως κάποιος δαπανά πόρους (χρόνο) για να καταχωρήσει κάτι που ήδη υπάρχει. Πώς ο πωλητής τώρα, θα αντλήσει την πληροφορία του προγραμματισμού για να ενημερώσει τον πελάτη για την ημερομηνία φόρτωσης; Θα αναμένει ένα e-mail από την παραγωγή; θα έχει πρόσβαση και σε ένα άλλο αρχείο, αυτό της παραγωγής; Ή θα πρέπει να καλέσει τον υπεύθυνο στο τηλέφωνο; Αν τώρα σκεπτούμε και όλα τα υπόλοιπα τμήματα που μπορεί να εμπλακούν στην εκτέλεση αυτής της παραγγελίας, όπως της αποθήκης για τον προγραμματισμό των Α΄Υλών, της διανομής για την παράδοση στον πελάτη και λογιστηρίου για την έκδοση των κατάλληλων παραστατικών, καταλαβαίνουμε πόσοι πόροι χάνονται σε μία αντιπαραγωγική διαδικασία.

Αν δούμε το ίδιο παράδειγμα σε μία επιχείρηση οργανωμένη με ERP, η παραγγελία που καταχωρείται από τον πωλητή, θα ενημέρωνε αυτόματα την παραγωγή, για να την προγραμματίσει. Ο προγραμματισμός θα ήταν διαθέσιμός στην αποθήκη, για να χορηγήσει στην σωστή ημερομηνία τις Ά Ύλες στην παραγωγή, ενώ η διανομή θα γνώριζε εκ των προτέρων πότε θα πρέπει να οργανώσει την παράδοση. Το λογιστήριο δε, θα ήταν προετοιμασμένο για να εκτελέσει όσους ελέγχους χρειάζονται (πιστωτικούς κτλ) ώστε να δώσει την έγκριση για την εκτέλεση της παραγωγής και βέβαια τα εκδώσει τα κατάλληλα παραστατικά. Τέλος ο πωλητής θα μπορεί να είναι ενήμερος ακόμα και στο κινητό του για όλες τις εργασίες που έχουν δρομολογηθεί.]

1. Αύξηση της ικανοποίησης του πελάτη: Αποτελεί ένα συνεχή στόχο κάθε επιχείρησης, καθώς είναι κρίσιμος παράγοντας για την επιβίωση και εξέλιξη της. Το ERP βελτιώνει την ικανοποίηση των πελατών, βοηθώντας να μεταφερθεί το βάρος από την χαμηλή τιμή, με τη βελτίωση άλλων παραμέτρων, όπως την ταχύτερη εκτέλεση των παραγγελιών, την μείωση των λαθών, την τήρηση των εμπορικών συμφωνιών κ.α. στην ποιοτική εξυπηρέτηση. Επιπλέον όλα τα σύγχρονα και εξελιγμένα ERPsενσωματώνουν και διαδικασίες CRM (CustomerRelationshipManagement), βοηθώντας και στην αμεσότερη επικοινωνία με τους πελάτες.

 

1. Βελτίωση της ποιότητας. Σε ένα ERPσύστημα, ενσωματώνονταιοι βέλτιστες πρακτικές (bestpractices) του κάθε κλάδου. Προτείνονται διαδικασίες βασισμένες στις πρακτικές του κάθε κλάδου, οι οποίες προσαρμόζονται στην ιδιαιτερότητα κάθε οργανισμού. Επιπλέον στο ERP καταγράφονται και παρακολουθούνται πρότυπα ποιότητας όπως το ISO 22000, το ISO 9001 αλλά και κανονιστικές συμμορφώσεις όπως το GDPR. Έτσι το ERPσυμβάλει στην βελτίωση της ποιότητας των προϊόντων και των υπηρεσιών.

 

1. Αμεσότητα και ακρίβεια πληροφοριών:Ένα από τα αμεσότερα πλεονεκτήματα από την εφαρμογή ενός ERP είναι η σημαντική και ομοιόμορφη κατανομή των εταιρικών δεδομένων και πληροφοριών σε όλα τα τμήματα. Η άμεση πληροφόρηση με αξιόπιστα δεδομένα, εξασφαλίζει τη δυνατότητα να ληφθούν έγκαιρα επιχειρηματικές αποφάσεις.Επιπλέον στα σύγχρονα και ευέλικτα ERPs οι χρήστες έχουν τη δυνατότητα να σχεδιάζουν οι ίδιοι δικά τους reports, αλλά ταυτόχρονα ενσωματώνουν και BI (BusinessIntelligence) διαδικασίες για την βαθύτερη και δυναμικότερη ανάλυση των δεδομένων.

1. Μείωση κόστους:Το ERP βοηθάει στον έλεγχο και την μείωση του κόστους σε όλες τις δραστηριότητες, από τη μείωση αποθεμάτων και τη βελτιστοποίηση της απόδοσης, τον έλεγχο του εργατικού και λειτουργικού κόστους, την εξάλειψη κοστοβόρων λαθών ή φορολογικών παραλείψεων από την αδυναμία εναρμόνισης με τις εκάστοτε διατάξεις , την σύγκριση τιμών και τον έλεγχο των προμηθειών, τη μείωση των διαφυγόντων κερδών κ.α. Επιπλέον η εγκατάστασή του στο cloud, μειώνει σημαντικά τα κόστη κτήσης και συντήρησης του ίδιου του ERP αυξάνοντας ακόμα περισσότερο την απόδοση της επένδυσης (ROI– ReturnofInvestment).

1. Παρακολούθηση και πρόσβαση από παντού: Τα σύγχρονα ERPsπαρέχουν τη δυνατότητα της εγκατάστασής τους στο cloud. Έτσι μπορεί να είναι δυνατή η πρόσβαση και εργασία από παντού. Ο λογιστής από το γραφείο του, ο πωλητής από τον πελάτη ή το ξενοδοχείο κτλ. Επιπλέον βασικό χαρακτηριστικό τους είναι και η πρόσβαση από οποιαδήποτε συσκευή. Η καταχώρηση μίας παραγγελίας, η παρακολούθηση των ανεξόφλητων υπολοίπων, η καταχώρηση μίας επίσκεψης για service, η συμπλήρωση ενός ερωτηματολογίου, η καταγραφή του ανταγωνισμού, η πληροφόρηση για το κλείσιμο των ταμείων ακόμα και τα αποτελέσματα της εταιρείας μπορούν να είναι προσβάσιμα ακόμα και από κινητό ή tablet.

+1   Ανταγωνιστικό Πλεονέκτημα: Είναι αλήθεια ότι η επένδυση σεERP, έχει ένα κόστος, όμως είναι πολύ μεγαλύτερο το κόστος της μη επένδυσης. Ενώ κάποιοι επιλέγουν την πανσπερμία των καταχωρήσεων και των δεδομένων σε διαφορετικές και ασυνεχείς βάσεις, άλλοι απολαμβάνουν όλα τα παραπάνω πλεονεκτήματα, αποκτώντας ανταγωνιστικό πλεονέκτημα, ενώ μειώνουν την πιθανότητα να κάνουν σοβαρά επιχειρηματικά λάθη.