Η «ΙΡΙΔΑ» αλλάζει την εργασία στην Αποκεντρωμένη

ΑΠΟ 1η ΙΟΥΝΙΟΥ ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΗ Η ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΑΚΙΝΗΣΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΑΠΟ ΤΙΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΤΗΣ

Αλλάζει ριζικά από την ερχόμενη Δευτέρα ο τρόπος εργασίας των υπαλλήλων της Αποκεντρωμένης Διοίκησης Θεσσαλίας

και Στερεάς Ελλάδας, καθώς η διακίνηση των εγγράφων για το σύνολο των υπηρεσιών της θα γίνεται ηλεκτρονικά στο πλαίσιο εφαρμογής του Συστήματος Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων (ΣΗΔΕ) «ΙΡΙΔΑ».
Το νέο Πληροφοριακό Σύστημα τέθηκε σε λειτουργία αρχικά τον Μάρτιο 2018 στο πλαίσιο της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης και δύο χρόνια αργότερα, στις 13 Απριλίου, υποστηρίζει την -υποχρεωτικά λόγων περιοριστικών μέτρων για τον κορονοϊό- ηλεκτρονική διακίνηση των εγγράφων του Υπουργείου Εσωτερικών. Αποσκοπεί, δε, σύμφωνα με τους σχεδιαστές του στην αντικατάσταση της έντυπης εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας, μέσα από την παροχή ολοκληρωμένων υπηρεσιών πρωτοκόλλου, ψηφιακής διακίνησης και αρχειοθέτησης, λήψης υπογραφών και διεκπεραίωσης.
Η επέκταση του πληροφοριακού συστήματος υποχρεωτικά στην Αποκεντρωμένη Διοίκηση Θεσσαλίας και Στερεάς Ελλάδας από την 1η Ιουνίου προετοιμάστηκε από Μνημόνιο Συνεργασίας που υπογράφηκε τον Απρίλιο 2019 μεταξύ του Γενικού Επιτελείου Αεροπορίας, του Υπουργείου Εσωτερικών και της Αποκεντρωμένης Διοίκησης, η οποία εμφανίζεται έτοιμη να κάνει ένα ακόμα βήμα στη «νέα εποχή».
Στην Αποκεντρωμένη όπως άλλωστε και σε κάθε φορέα, έχει ήδη ενεργοποιηθεί και λειτουργεί «Τερματικός Σταθμός» του συστήματος «ΙΡΙΔΑ», μέσω του οποίου δύνανται να ανταλλάσσει με ηλεκτρονικό τρόπο έγγραφα με κάθε φορέα της Δημόσιας Διοίκησης στον οποίο λειτουργεί το ίδιο σύστημα. Οι λεπτομέρειες για την εφαρμογή του νέου συστήματος, την οποία θα επιβλέπει η Διεύθυνση Πληροφορικής και Επικοινωνιών σε συνεργασία με τη Διεύθυνση Διοίκησης, περιγράφονται σε πρόσφατη εγκύκλιο του συντονιστή Νίκου Ντίτορα προς όλες τις Γενικές Διευθύνσεις, τις Διευθύνσεις και τα Τμήματα προκειμένου να ενημερωθούν όλοι οι υπάλληλοι.
Σύμφωνα με την εγκύκλιο η «ΙΡΙΔΑ» παρέχει μεταξύ άλλων τις δυνατότητες της σύνταξης, έγκρισης, πρωτοκόλλησης και διανομής της εξερχόμενης αλληλογραφίας, της λεπτομερούς καταγραφής των ενεργειών των οργάνων της αλυσίδας των υπογραφών και των σχολίων (παρατηρήσεις, επισημάνσεις, επιφυλάξεις και διαφωνίες) που διατυπώνονται, της τροποποίησης των περιεχομένων των προς έγκριση εγγράφων, την πρωτοκόλληση και διανομή της εισερχόμενης αλληλογραφίας, την εισαγωγή ψηφιοποιημένων εγγράφων, μέσω σάρωσης αυτών, για περαιτέρω διανομή στις κατά περίπτωση αρμόδιες οργανικές μονάδες ή υπαλλήλους του φορέα της Απ.Δ.Θ.ΣτΕ. Επίσης μπορεί να εξυπηρετήσει την ανάθεση εργασιών προς υλοποίηση ενεργειών, που απορρέουν από την εισερχόμενη αλληλογραφία και εν συνεχεία παρακολούθηση και συντονισμό του επιτελικού έργου, την παρακολούθηση σημαντικών θεμάτων, στα οποία είναι δυνατό να συνδεθούν έγγραφα και εργασίες του συστήματος, καθώς και απλά αρχεία δεδομένων, ενώ μέσω του συστήματος μπορούν οι υπάλληλοι να συντάσσουν ημερολόγιο με ειδοποιήσεις, κατάλογο επαφών και βιβλιοθήκη σημαντικών ή/και συχνότερα χρησιμοποιούμενων εγγράφων (νομοθεσία κ.λπ.).
Αντίθετα, δεν διακινούνται μέσω του Π.Σ. «ΙΡΙΔΑ» τα έγγραφα που αφορούν στην έγκριση μετακίνησης υπαλλήλων και στελεχών της Αποκεντρωμένης Διοίκησης, τα μηχανογραφημένα εκκαθαριστικά μισθοδοσίας, οι φορολογικές βεβαιώσεις, οι μισθοδοτικές καταστάσεις, οι αποφάσεις ανάληψης υποχρέωσης (ΑΑΥ) και οι ανακλήσεις τους, οι καταστάσεις εκκαθάρισης δαπανών, τα Χρηματικά Εντάλματα Πληρωμής και Προπληρωμής, έγγραφα που παράγονται από τα Πληροφοριακά Συστήματα Μετανάστευσης και Μητρώο Αρρένων και έγγραφα Διεύθυνσης Οικονομικού που πρωτοκολλούνται από τον Πάπυρο του Υπουργείου Οικονομικών.
Όπως σημειώνεται στην εγκύκλιο, η ηλεκτρονική διαχείριση των εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων της Αποκεντρωμένης Διοίκησης αναμένεται να ενισχύσει την επιτελική διοίκηση του φορέα, να βελτιώσει την ταχύτητα διακίνησης και έγκρισης των εγγράφων, να ενισχύσει τη διαφάνεια, να επαυξήσει την ακεραιότητα και την ασφάλεια των πληροφοριών, καθώς και να εξοικονομήσει πόρους.
Στελέχη της Αποκεντρωμένης Διοίκησης σημείωναν χθες ότι τόσο οι διευθυντές και οι προϊστάμενοι των υπηρεσιών όσο και οι υπάλληλοι ενημερώθηκαν και εκπαιδεύτηκαν στο νέο Πληροφοριακό Σύστημα, ενώ συνεχίζει και λειτουργεί ένα δοκιμαστικό περιβάλλον, μέσα από το οποίο οι υπάλληλοι μπορούν να έρθουν σε επαφή και να εξασκηθούν στην ηλεκτρονική διακίνηση της αλληλογραφίας των υπηρεσιών τους ώστε να είναι εξοικειωμένοι τη Δευτέρα. Νωρίτερα, στη διάρκεια του Σαββατοκύριακου, αναμένεται να αποσταλούν στο σύνολο των εμπλεκομένων οι κωδικοί πρόσβασης στην κανονική έκδοση του Συστήματος. Αξίζει να σημειωθεί ότι στο πλαίσιο εφαρμογής του μέτρου για «εργασία εξαποστάσεως», λόγω των έκτακτων συνθηκών που προέκυψαν από τον ιό Covid-19, το σύστημα «ΙΡΙΔΑ» είναι προσωρινά προσβάσιμο για τους υπαλλήλους του Υπουργείου Εσωτερικών και μέσω διαδικτύου, δίδοντας τη δυνατότητα στους υπαλλήλους να εργάζονται με ασφάλεια και από την οικία τους, μετά από ανάλογο αίτημα που υποβλήθηκε από το Υπουργείο Εσωτερικών και υλοποιήθηκε με ενέργειες του Γενικού Επιτελείου Αεροπορίας και της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης. Δυνατότητα που προφανώς ανοίγει και για τους υπαλλήλους της Αποκεντρωμένης Διοίκησης εφόσον προκύψει ανάγκη.
ΔΗΜ. ΚΑΤΣΑΝΑΚΗΣ